计算机档案流程主要包括以下几个步骤:
档案整理
对档案进行核实、案卷拆分。
扫描后将档案重新装订,恢复其原貌。
着录建库
利用档案目录数据库建库软件,将符合标准的档案目录输入计算机。
一般通过政务网录入该单位档案管理账户。
档案扫描
根据档案原件的不同特点,使用相应的扫描仪和扫描方式对档案进行扫描。
确保图像质量清晰,文字和图像能够被准确识别和还原。
图像处理
检查所扫描的图像是否清晰、完整,有无缺漏页,影像方向是否正确。
对所扫描的图像进行纠偏、去污等技术处理。
图像存储
按全宗、目录、案卷分级建立文件夹存储。
根据不同的扫描格式选择适当的数据存储格式。
数据质检
对建成的目录数据库、图像的质量分别进行质量检查和技术把关。
确保数据的准确性和完整性。
数据挂接
建立目录数据库和档案图像信息之间的一一对应关系。
确保数据之间的关联性和可检索性。
数据验收
对扫描的图像与相应数据信息挂接的准确性进行抽样检查。
提交甲方验收,确保数据质量符合要求。
数据备份
将挂接后的目录数据库和扫描的图像信息及时刻录成光盘或其他介质进行备份。
确保数据安全性和可持续性。
档案计算机检索
输入阶段:将反映档案内容和形式特征的著录项目录入计算机,存入数据库,并根据检索需要建立相应的倒排文档。
输出阶段:根据利用者的提问编制检索策略,形成检索表达式,输入计算机后在数据库中查找并输出结果。
这些步骤共同构成了计算机档案流程,确保档案的数字化、标准化和高效检索。建议在实际应用中,根据具体需求和实际情况,对流程进行优化和调整。