文员的工作职责通常包括以下几个方面:
接听和转接电话:
负责接听前台电话,记录留言,并及时转达重要信息给相关人员。
来访客人接待:
负责日常来访客人的服务接待,包括会议接待工作。
办公环境管理:
管理公司办公用品、会议室、办公区域公共环境等。
邮件和物品收发:
负责快递、信函、报刊杂志、传真等收发和登记处理。
办公设备维护:
负责复印件、打印机、会议视频等办公设备的维护及管理工作。
考勤和记录管理:
负责员工考勤记录汇总、外出登记,为薪资核算提供可靠依据。
员工入职和离职手续:
协助办理新员工入职手续,更新公司花名册、通讯录,以及员工离职手续办理。
采购与财务管理:
协助采购主管开展工作,负责采购部订单发送和送货跟踪,以及日常付款工作。
文件管理:
负责审核原始凭证、编制记账凭证,进行公司相关的账务处理工作,以及各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作。
会议支持:
负责会议室布置、相关会议的准备工作,以及会议记录和后续跟进工作。
客户服务:
处理客户投诉电话,及时填写登记表并传达到客户服务团队,定期汇总客户投诉记录。
行政事务:
接受行政经理工作支配,完成其他行政事务,如办公室清洁、设备管理及维修、报刊杂志订阅等。
内部沟通:
负责同各部门的沟通、函件的收取与传达。
领导安排的工作:
完成上级领导交办的其他工作。
这些职责可能因公司规模、行业和工作内容的不同而有所差异。文员需要具备良好的组织能力、沟通能力和一定的计算机操作技能,以确保工作的高效和准确。