物业撤场的程序通常包括以下几个步骤:
前期准备
组建交接团队:物业公司应成立专门的交接团队,负责协调撤场交接的各项工作,包括物业经理、财务人员、设备维护人员、客服人员等,并明确各自职责,制定详细的工作计划。
制定交接计划:根据小区实际情况,制定详细的交接计划,包括交接时间、地点、内容、方式等,确保交接过程对业主的影响最小化。
通知业主及相关方:通过公告、邮件、短信等方式,提前通知业主撤场交接的相关事宜,包括交接时间、新物业公司信息等,并与业主委员会、居委会等相关方进行沟通,确保交接工作的顺利进行。
资料交接
竣工验收资料:交接团队应确保所有竣工验收资料的完整性和准确性,包括竣工总平面图、单体建筑、结构、设备竣工图等,新物业公司应对资料进行详细核对,确保无遗漏。
设施设备技术资料:交接团队应提供设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料,确保新物业公司能够顺利接手设备设施的运维工作。
合同协议:对内对外签订的合同原件等也需要移交。
物品和人员移交
物品移交:包括物业资料、业主资料、管理资料、财务资料、合同协议等。
人员移交:涉及到对方同意留用的在职人员的从事档案,移交时要考虑到相关单位,如建设单位、原物业企业、新进入的物业企业、业主委员会、行政主管部门、街道或居民委员会。
公用部位及设备设施管理工作的移交 。沟通和协调
与相关方沟通:
在制定撤场计划的过程中,物业管理公司需要与相关方进行沟通,包括物业业主、租户、供应商等,告知他们撤场的计划,并协商解决撤场带来的问题。
会议筹备:召集物业管理方和接手方的相关人员进行会议,明确交接的责任和程序,以及时间表和安排,确保双方对交接的要求和期望一致。
检查和清理工作
撤场后的检查:撤场后的物业管理公司需要对现有的物业进行检查和清理工作,确保无遗留物品。
关闭和启动程序
停止服务:在撤场过程中,物业管理公司需要逐渐停止现有的物业管理服务,并将业主的问题引导给新物业管理公司,确保业主获得持续且稳定的物业管理服务。
取消订阅和会员资格:在物业交接完成后,物业管理方应停止所有与该物业相关的服务和供应,并取消相关的订阅和会员资格。
手续办理
退还押金:业主需办理相关手续,如退还押金等。
公示和协商
公示:物业服务人、业主及业主大会作出解约(解聘)决定后,应当将拟解除合同原因、退出时间、同意承担的违约责任以书面形式通知对方,并在小区显著位置进行公示,公示时间应不少于七个工作日。
协商:接到书面通知后,双方应当在三十日内就物业服务人退出项目管理的时间、交接等事宜进行协商,形成交接方案。
通过以上步骤,可以确保物业撤场过程顺利进行,同时保障业主和相关方的权益。