证据销毁程序通常包括以下步骤:
编制销毁清册
由本单位档案机构和会计机构共同提出销毁意见。
编制销毁清册,列明所销毁的会计凭证的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁的时间等信息。
签署意见
由单位负责人在销毁清册上签署意见,批准销毁。
监督销毁
销毁时,应由档案机构和会计机构共同派员监督。
监销人员在销毁前按照销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计凭证,销毁后需在销毁清册上签名盖章,并报告本单位负责人。
审核销毁凭证
出发销毁会计凭证的决定,由对应负责部门或上级管理部门作出决定,并将决定书抄送财务部、会计部等有关部门。
会计部对销毁凭证的决定书进行审核,检查凭证内容的完整性,确认是否有必要销毁凭证。
实施销毁
将要销毁的凭证按收集日期或编号的先后顺序整理。
确定由谁来销毁凭证,并交由指定的负责人执行销毁。
销毁方式可以包括焚烧、磨碎、煮沸或其他安全方式,以确保安全性。
记录和审核销毁情况
销毁完毕后,详细记录销毁的时间、地点、方式、销毁的凭证种类和数量等信息。
销毁情况需要由公司的财务主管或其他相关负责人进行审核,确保所有需要销毁的会计凭证都已被彻底销毁。
保存销毁记录
销毁记录需要保存一定的时间,以备后续查阅。
这些步骤旨在确保会计凭证的销毁过程合法、合规,并且能够彻底销毁凭证,防止数据泄露和恢复。