立卷是指按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷的过程。具体程序包括:
分类
按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类。
工程文件划分为工程准备阶段文件、声像文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件六大类,并严格按单位工程分类立卷。
组合
将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来,形成案卷。
平时归卷(随办随归),即立卷人员依照编制好的立卷类目,将已经处理完毕的文件材料,随时按类目上的有关条款归入临时卷夹(或卷盒)内。
编目
对经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。
编制卷内目录及备考表,填写案卷封面项目,对案卷进行排列,形成案卷目录。
装订或装盒
对卷内文件进行装订或装盒,以便于保管和利用。
形成案卷目录
排列所有案卷,形成案卷目录,方便查找和管理。
立卷归档的目的是便于查找和利用,保持文件的历史真实面貌和文件之间的历史联系,反映宣传工作的客观进程,并能保证文件的完整、安全和便于保管,为档案工作奠定基础。
建议在实际工作中,立卷归档工作应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点,保持卷内文件的有机联系,确保文件的有效管理和利用。