填写软件记录时，应当遵循以下步骤和注意事项：
基本要求
使用黑色水性笔填写，不得涂改、粘贴，不得留有空行。
逐行填写，不得打省略号。
记录有误时，用直尺划一横线（红色），并在旁边注明更正日期和更正人姓名，另取一行重新填写正确的内容。
每项记录都要加上公司统一印制的专用封面，用塑料杆夹固定放入资料盒中备查。
记录封面应填写记录名称及起始日期。
记录要求真实、完整、及时、规范。
字段说明
软件名称：用于唯一标识该软件。
版本号：用于区分不同版本的软件。
安装日期：记录该软件被安装的时间。
使用说明
打开软件记录表格。
在表格中找到相应的软件名称，并填写相关信息。
如果有软件升级，更新软件的版本号和升级日期。
如果有软件升级后保修终止日期改变，更新保修终止日期。
其他注意事项
填写记录时，应确保信息的准确性和完整性，避免遗漏重要信息。
定期检查和维护记录，确保其可追溯性和有效性。
根据公司或组织的具体要求，可能还需要添加其他字段或信息。
通过遵循以上步骤和注意事项，可以确保软件记录的填写既规范又有效，便于后续的查阅和管理。