对账程序通常包括以下几个步骤:
确定对账周期
根据企业的业务特点和财务管理要求,确定合适的对账周期,如每日、每周、每月或每季度等。
收集对账数据
财务部门从企业的财务系统中提取相关账目信息,包括应收账款、应付账款、银行存款等科目明细。
销售部门提供与客户的销售记录、发货单等信息。
制作对账单
对账单应包含清晰的表头,如“[公司名称]与[客户名称]对账明细”,明确对账期间(如[开始日期][结束日期])。
对账单的主体内容包括交易日期、交易编号(如发票号码、订单编号等)、交易内容(商品名称、服务项目)、交易金额、已收款金额(如有)、未收款金额(应收账款)等信息。
发送对账单
可以通过电子方式发送对账单,如微信、邮件,也可以邮寄纸质对账单。
对账单应包含企业联系方式、对账截止日与提示签章回传要求。
客户反馈处理
给客户合理的核对期,期间跟踪询问进度。
收到客户的对账回复后,核对双方记录的一致性,注意检查金额、日期、交易描述等是否匹配。
处理差异
如果发现差异,需要调查原因,可能是录入错误、遗漏记录或是对方的错误。
然后与对方沟通,解决这些差异,并根据核对结果,对公司账簿进行必要的调整。
确认对账完成
双方同意账目一致后,对账流程结束。可以签署对账确认书作为备查。
归档对账资料
将对账过程中的所有文档进行归档,以备未来查询或审计使用。
通过以上步骤,企业可以确保财务记录的准确性,并与外部合作伙伴(如供应商、客户、银行等)保持账目一致。